Hướng dẫn sử dụng từng chức năng

Tài liệu này hướng dẫn thao tác cơ bản cho người dùng cuối khi sử dụng ứng dụng Quản lý kho.

Đăng nhập hệ thống

1. Truy cập trang đăng nhập.
2. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu.
3. Nhấn Đăng nhập để vào hệ thống.

🔐

Khuyến nghị

Nếu sử dụng tài khoản mặc định sau khi cài đặt, hãy đổi mật khẩu ngay sau lần đăng nhập đầu tiên.

Dashboard

1. Chọn menu Dashboard.
2. Theo dõi số liệu tổng quan trên các thẻ thống kê.
3. Xem biểu đồ nhập/xuất và danh sách hàng tồn thấp.

Quản lý nhóm hàng

1. Vào Danh mục → Nhóm hàng.
2. Nhấn Thêm mới.
3. Nhập mã nhóm, tên nhóm và mô tả.
4. Nhấn Lưu.
5. Kiểm tra dữ liệu vừa tạo trong danh sách.
6. Dùng nút Sửa để cập nhật thông tin khi cần.

Quản lý đơn vị tính

1. Vào Danh mục → Đơn vị tính.
2. Nhấn Thêm mới để tạo đơn vị tính.
3. Nhập thông tin cần thiết.
4. Nhấn Lưu.
5. Dùng nút Sửa nếu cần cập nhật.

Quản lý mặt hàng

1. Vào Danh mục → Mặt hàng.
2. Nhấn Thêm mới.
3. Nhập đầy đủ thông tin mặt hàng: mã hàng, tên hàng, mã vạch, nhóm hàng, đơn vị tính, giá nhập, giá bán.
4. Khai báo tồn tối thiểu để phục vụ cảnh báo hàng sắp hết.
5. Nhấn Lưu.
6. Sử dụng ô tìm kiếm hoặc bộ lọc để tra cứu nhanh.

Quản lý nhà cung cấp

1. Vào Đối tác → Nhà cung cấp.
2. Nhấn Thêm mới để tạo nhà cung cấp.
3. Nhập thông tin liên hệ và mô tả.
4. Nhấn Lưu.
5. Tắt trạng thái nếu nhà cung cấp ngừng hợp tác.

Quản lý khách hàng

1. Vào Đối tác → Khách hàng.
2. Tạo mới khách hàng lẻ hoặc khách hàng doanh nghiệp.
3. Cập nhật thông tin khi có thay đổi.

Tạo phiếu nhập kho

1. Vào Kho hàng → Nhập kho.
2. Nhấn Tạo mới.
3. Chọn nhà cung cấp, ngày nhập và nhập ghi chú nếu có.
4. Ở phần Chi tiết hàng hóa, chọn mặt hàng.
5. Nhập số lượng và đơn giá.
6. Nhấn Thêm dòng nếu cần nhập nhiều mặt hàng.
7. Kiểm tra thành tiền từng dòng và tổng cộng.
8. Nhấn Lưu phiếu nhập để tạo phiếu ở trạng thái Nháp.
9. Tại trang chi tiết phiếu, nhấn Xác nhận để cộng tồn kho.

Sửa hoặc hủy phiếu nhập

• Chỉ phiếu ở trạng thái Nháp mới được sửa trực tiếp.
• Sau khi xác nhận, dùng chức năng Hủy phiếu nếu cần hoàn tác theo quy tắc nghiệp vụ.

Tạo phiếu xuất kho

1. Vào Kho hàng → Xuất kho.
2. Nhấn Tạo mới.
3. Chọn khách hàng, ngày xuất và nhập ghi chú nếu có.
4. Nhập danh sách mặt hàng xuất.
5. Nhấn Lưu để tạo phiếu ở trạng thái Nháp.
6. Kiểm tra thông tin phiếu.
7. Nhấn Xác nhận để trừ tồn kho.

Sửa hoặc hủy phiếu xuất

• Chỉ phiếu ở trạng thái Nháp mới được sửa trực tiếp.
• Với phiếu đã xác nhận, thao tác Hủy sẽ cộng hoàn tồn kho theo quy tắc nghiệp vụ.

Xem tồn kho

1. Vào Kho hàng → Tồn kho.
2. Lọc theo nhóm hàng hoặc từ khóa.
3. Kiểm tra tồn hiện tại và mức tồn tối thiểu.

Xem lịch sử giao dịch kho

1. Vào Kho hàng → Lịch sử giao dịch.
2. Lọc theo ngày, mã hàng hoặc mã chứng từ.
3. Theo dõi tồn trước và tồn sau của từng giao dịch.

Xem báo cáo

1. Vào menu Báo cáo.
2. Chọn loại báo cáo: tồn kho, nhập kho, xuất kho, nhập xuất tồn hoặc sắp hết hàng.
3. Thiết lập bộ lọc thời gian hoặc đối tượng.
4. Nhấn Tìm kiếm để xem kết quả.
5. Dùng chức năng Xuất Excel khi cần chia sẻ dữ liệu.

Đổi mật khẩu

1. Nhấn tên tài khoản ở góc phải màn hình.
2. Chọn Đổi mật khẩu.
3. Nhập mật khẩu hiện tại.
4. Nhập mật khẩu mới.
5. Xác nhận lưu thay đổi.

Checklist thao tác sau khi bắt đầu sử dụng

• Tạo nhóm hàng.
• Tạo đơn vị tính.
• Tạo danh sách mặt hàng.
• Tạo nhà cung cấp và khách hàng.
• Tạo thử một phiếu nhập.
• Xác nhận phiếu nhập và kiểm tra tồn kho.
• Tạo thử một phiếu xuất.
• Xác nhận phiếu xuất và kiểm tra tồn kho.
• Kiểm tra báo cáo nhập xuất tồn.